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Informativa Privacy Candidati

Issue: 17 May 2018

1. Panoramica

Rispettiamo i diritti alla privacy degli individui e ci impegniamo a trattare le informazioni personali in modo responsabile e in conformità con la legge in vigore. È importante che Lei legga attentamente la presente informativa sulla privacy (“Informativa sulla privacy”), in quanto questa illustra il modo in cui Cushman & Wakefield (“C&W”, “noi” o “ci”) tratta le Sue informazioni personali nel momento in cui Lei presenta una domanda di candidatura a un posto di lavoro o a un altro ruolo presso di noi, e descrive anche i diritti di cui Lei gode in relazione a tali informazioni. Il termine “candidati” viene utilizzato nella presente Informativa sulla privacy per indicare qualsiasi individuo che inoltri una domanda per un incarico lavorativo, o che comunque cerchi di svolgere mansioni con noi o per noi (sia di tipo permanente che non permanente). 

Se Lei desidera inoltrare commenti o rivolgere domande sulla presente Informativa sulla privacy, è pregato di contattarci utilizzando i dettagli di contatto riportati nella Sezione 9 in basso.

2. Tipi di informazioni personali che raccogliamo nel momento in cui Lei presenta una domanda 
Informazioni che raccogliamo automaticamente

Lei può visitare la sezione del nostro sito web dedicata al reclutamento [inserire URL] (“Sito web”) e ricercare i posti di lavoro disponibili senza fornire informazioni personali. Tuttavia, nel momento in cui Lei visita il nostro Sito web raccogliamo automaticamente determinate informazioni dal Suo dispositivo. Per ottenere ulteriori informazioni, consulti l’informativa sulla privacy che riguarda l’utilizzo del nostro Sito web [inserire URL]. 

È pregato di notare anche che il Suo utilizzo del nostro Sito web è disciplinato dai nostri Termini di utilizzo.

Informazioni personali che raccogliamo da Lei 

Laddove consentito dalla legge applicabile, e in conformità con tale legge, i tipi di informazioni personali che raccogliamo e utilizziamo quando Lei presenta una domanda per ottenere un incarico presso di noi e durante il processo di reclutamento presso C&W includono (senza pretesa di esaustività):

  • Dati di identificazione e dettagli di contatto – compresi il Suo nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e altre informazioni di contatto, sesso, data di nascita, nazionalità, documenti di identità rilasciati dal Paese di appartenenza (come la carta di identità nazionale/il passaporto, il numero(i) della previdenza sociale/codice fiscale)).
  • Esperienza lavorativa – come gli ex datori di lavoro e le qualifiche lavorative/posizioni.
  • Informazioni sui precedenti – come le qualifiche professionali/accademiche, le qualifiche lavorative, l’istruzione, i dettagli inclusi nel curriculum vitae (che potrebbero contenere informazioni relative a eventuali iscrizioni o interessi di natura personale sensibile), i curricula e le referenze lavorative.
  • Dettagli dei referenti da Lei nominati (compresi il loro nome, dettagli di contatto, datore di lavoro e ruolo professionale).
  • Dettagli del Suo stato di immigrato/visto.
  • Ruoli/domande di assunzione precedenti (informazioni che riguardano le richieste di assunzione precedenti che Lei ha inoltrato al C&W Group e/o qualsiasi passata esperienza lavorativa presso il C&W Group).
  • Informazioni relative alla Sua domanda di assunzione (come gli incarichi per i quali intende candidarsi, la Sua domanda di assunzione e le relative documentazioni/comunicazioni, le lettere di accompagnamento, le informazioni ottenute a seguito di colloqui e valutazioni telefoniche, le richieste di retribuzione/benefit, le informazioni sul trasferimento).
  • TVCC/Controllo dell’accesso agli edifici – In caso di visita a una sede di C&W (ad es., per un colloquio), è pregato di notare che potremmo utilizzare telecamere a circuito chiuso e/o controlli dell’accesso agli edifici (che comportano il trattamento di immagini TVCC e/o di altre informazioni personali, come il nome del visitatore e l’orario dell’accesso all’edificio) per finalità di sicurezza e applicazione della legge, per accertare, esercitare o difendere i nostri diritti in sede giudiziale e/o per proteggere gli interessi vitali di qualsiasi individuo. 
  • Altre informazioni che Lei fornisce volontariamente nel corso dell’intero processo, anche nell’ambito dei centri di valutazione/degli esercizi e dei colloqui. 

Se richie sto dalla legge applicabile, otterremo il Suo consenso esplicito al trattamenti di tutte le informazioni personali riportate in alto.

Di norma, durante il processo di reclutamento, non raccogliamo né trattiamo le seguenti informazioni: dati che rivelano la Sua origine razziale o etnica, il credo religioso, le opinioni politiche o filosofiche, l’appartenenza a sindacati; dati genetici; dati biometrici che consentono di identificarLa in modo univoco; oppure informazioni che riguardino la Sua salute/vita sessuale, a meno che tale raccolta sia consentita dalla legge vigente oppure a meno che sia necessaria per garantire la conformità alla legge applicabile (“Informazioni personali sensibili”). 

In alcune circostanze, nella misura consentita dalla legge in vigore, e in conformità con la stessa, noi potremmo aver bisogno di raccogliere, oppure di richiedere la divulgazione su base volontaria di alcune Informazioni personali sensibili per legittime finalità relative al reclutamento; ad esempio: informazioni sulla Sua origine razziale/etnica, sesso e disabilità, a fini di monitoraggio delle pari opportunità o per adempiere alle leggi antidiscriminazione e di altro tipo, e in caso di obblighi di segnalazione imposti dall’amministrazione pubblica (tutte le relazioni da noi prodotte in questo contesto non La identificherebbero direttamente, se non ci è richiesto per obbligo legale); oppure informazioni sulla Sua condizione fisica o mentale, per implementare particolari adeguamenti per l’incarico lavorativo in questione. Su base volontaria, Lei potrebbe fornirci altre Informazioni personali sensibili nel corso del processo di reclutamento. 

Informazioni personali raccolte da altre fonti e operazioni relative a un elenco dei talenti
Potremmo raccogliere informazioni personali anche non direttamente da Lei; ad esempio:
  •  Informazioni inoltrate dalle agenzie di reclutamento o di ricerca di personale esecutivo.
  •  Referenze fornite dai referenti.
  •  Altre informazioni sui precedenti inviate o confermate da istituti universitari e fornitori di certificazioni o corsi di formazione.
  •  Dati sui precedenti penali ottenuti a seguito di controlli del casellario giudiziale (in alcuni Paesi in cui tali controlli sono consentiti ai sensi della legge applicabile e vengono eseguiti). 
  •  Informazioni fornite dalle agenzie preposte al controllo dei precedenti e da altri gestori di banche dati esterni (ad esempio, agenzie di controllo del credito e registri professionali/di altre infrazioni). 
  •  Informazioni raccolte da fonti disponibili al largo pubblico, comprese le piattaforme dei social media professionali che Lei utilizza oppure altri dati disponibili online.
  •  Da altre società del gruppo C&W per le finalità descritte nella presente Informativa sulla privacy.

(in ogni caso, tale raccolta di dati avverrà se consentita dalla legge in vigore e nel rispetto della stessa, compresi gli eventuali requisiti relativi all’ottenimento del Suo consenso e, in caso di controllo dei precedenti penali, all’utilizzo di agenzie di controllo dei precedenti e di raccolta delle informazioni da fonti disponibili al largo pubblico; la raccolta avverrà comunque se giustificata nell’ambito dell’incarico lavorativo; in questi casi, Le saranno inviate ulteriori informazioni prima di eseguire tali controlli). 

Se la Sua domanda di assunzione non ha esito positivo, aggiungeremo le Sue informazioni personali al nostro elenco dei talenti, al fine di creare un profilo su di Lei da inserire all’interno del gruppo di talenti. Potremmo unire le informazioni personali che Lei ci fornisce ad altre informazioni ottenute da fonti terze, comprese le fonti disponibili al largo pubblico per tali finalità (ad es., le piattaforme sociali sulle quali Lei pubblica un profilo professionale). 

Conserveremo queste informazioni sul profilo per un certo periodo di tempo (come descritto nella Sezione 6 in basso), allo scopo di individuare saltuariamente opportunità lavorative per le quali Lei potrebbe essere idoneo, e per contattarLa in merito a tali opportunità (e per evitare di contattarLa di nuovo per lo stesso incarico o per incarichi simili). Può scegliere di rinunciare all’inclusione del Suo nominativo nell’elenco dei talenti, in qualsiasi momento, inviando un’e-mail all’indirizzo specificato nella Sezione 9 di seguito. Se imposto dalla legge, otterremo il Suo consenso prima di includere le Sue informazioni personali nell’elenco dei talenti.

3. Finalità per il trattamento delle informazioni personali


Raccogliamo e utilizziamo queste informazioni personali per gestire le nostre attività relative al reclutamento, per finalità di pianificazione organizzativa a livello globale, ed anche per adempiere alle leggi e normative applicabili. Di conseguenza, utilizziamo le Sue informazioni personali per identificare e raggiungere nuovi talenti, determinare le Sue qualifiche, prendere una decisione in merito all’assunzione e gestire e migliorare, a livello generale, i nostri processi di reclutamento e assunzione. Questo processo include la valutazione delle Sue competenze, qualifiche e precedenti per un incarico specifico, la pianificazione di colloqui e verifiche, la verifica delle Sue informazioni, lo svolgimento di controlli delle referenze e di valutazioni dei precedenti (se del caso), e la gestione generale del processo di assunzione e comunicazione con Lei al riguardo. 

Se Le viene assegnato un incarico a C&W, le informazioni raccolte durante il processo di reclutamento saranno utilizzate anche per facilitare il processo di acquisizione dei nuovi assunti (compresa l’autorizzazione ad accedere ai sistemi e la preparazione per l’insediamento), e costituiranno parte delle Sue documentazioni continue che riguardano il personale (se attinente alla relazione di impiego corrente). 

4. Con chi condividiamo le Sue informazioni personali e trasferimenti all’estero


Ci impegniamo a concedere l’accesso alle informazioni personali soltanto: (i) agli individui che hanno necessità di accedere a tali informazioni per svolgere le loro mansioni e compiti; (ii) alle società del nostro gruppo per il trattamento in conformità con la presente Informativa sulla privacy; e (iii) in altre circostanze descritte di seguito in questa sezione. Se consentiamo a un terzo di accedere alle informazioni personali, implementeremo opportune misure per garantire che le informazioni vengano utilizzate in modo conforme alla presente Informativa sulla privacy e che la sicurezza e riservatezza delle informazioni sia assicurata. 

Trasferimenti ad altre società del gruppo

Condivideremo le Sue informazioni personali con altri membri del Gruppo C&W, al fine di eseguire il trattamento nel rispetto delle finalità specificate nella presente Informativa sulla privacy. 

Trasferimenti a fornitori di servizi terzi

Potremmo mettere determinate informazioni a disposizione di terzi che ci forniscono servizi relativi al processo di reclutamento, compresi i seguenti:

  • agenzie di reclutamento nel Paese specifico oppure agenzie di ricerca di personale esecutivo che prendono parte al Suo processo di reclutamento; 
  • fornitori di servizi di controllo dei precedenti nel Paese specifico o di altri servizi di valutazione e agenzie preposte al controllo dei precedenti penali locali pertinenti (se del caso);
  • fornitori di servizi IT, cioè, fornitori di servizi di archiviazione dei dati, fornitori di strumenti/applicazioni IT, fornitori di servizi di sviluppo e supporto IT e fornitori di servizi di hosting in relazione al nostro sito web professionale; 

Ulteriori informazioni sulle società del nostro gruppo e sui fornitori di servizi IT che potrebbero trattare le Sue informazioni personali (con indicazioni delle loro sedi), possono essere inoltrate su richiesta tramite i dettagli di contatto riportati di seguito. Questi fornitori di servizi potrebbero cambiare nel corso del tempo, ma cercheremo sempre di garantire che i terzi incaricati di trattare le Sue informazioni personali lo facciano in modo conforme alla presente Informativa sulla privacy e nel rispetto della legge sulla protezione dei dati applicabile. 

Potremmo anche divulgare a terzi informazioni personali in base a motivazioni legittime, come nei seguenti casi:

  • Quando Lei ha fornito il Suo consenso;
  • Per adempiere ai nostri obblighi legali, e anche quando necessario per rispettare una legge, una normativa o un contratto, oppure per rispondere a un’ordinanza del tribunale, in occasione di un processo giudiziario o amministrativo, compresi, tra l’altro, le citazioni in giudizio, gli audit governativi o i mandati di perquisizione; 
  • In risposta a richieste legittime da parte di autorità pubbliche (comprese le finalità fiscali, di immigrazione, relative alla salute e sicurezza, al registro delle società, alla sicurezza nazionale o all’applicazione della legge); 
  • Alle autorità di regolamentazione interessate, qualora C&W intenda fornire a Lei formazione regolamentata nell’ambito dell’incarico potenziale; 
  • Se necessario per accertare, esercitare o difendere i propri diritti in sede giudiziale a fronte di rivendicazioni legali potenziali, minacciate o effettive;
  • Se necessario per proteggere gli interessi vitali Suoi o di altri individui; e/o
  • In riferimento alla vendita, cessione o altro trasferimento di tutta la nostra attività commerciale o di parte della stessa.

In alcuni casi, la condivisione di cui sopra potrebbe comportare il trasferimento dei Suoi dati personali a livello internazionale, e anche dallo Spazio economico europeo a un Paese al di fuori di tale area. Questi Paesi potrebbero aver promulgato leggi sulla protezione dei dati diverse dalle leggi del Suo paese (e, in alcuni casi, la protezione potrebbe non essere altrettanto rigorosa).

Nello specifico, i server del nostro Sito web si trovano negli Stati Uniti, mentre le società del nostro gruppo e i fornitori di servizi terzi sono ubicati in tutto il mondo. Questo vuol dire che le informazioni personali che raccogliamo su di Lei potrebbero essere trattate in uno qualsiasi di tali Paesi. Ad esempio, utilizziamo una piattaforma di reclutamento che consente il trattamento dei dati personali di reclutamento negli Stati Uniti.

Ad ogni modo, prendiamo le dovute misure per salvaguardare le Sue informazioni personali in conformità con la presente Informativa sulla privacy. Queste misure includono l’applicazione delle Clausole contrattuali tipo della Commissione europea (in virtù dell’articolo 46, paragrafo 2, del Regolamento generale sulla protezione dei dati) per i trasferimenti delle informazioni personali verso la nostra sede centrale statunitense. Le nostre Clausole contrattuali tipo possono essere fornite su richiesta. 

Nel contesto di determinate disposizioni con i nostri fornitori di servizi terzi, facciamo affidamento sull’inclusione di tali fornitori nell’elenco delle entità che hanno sottoscritto lo Scudo UE-USA per la privacy (ai sensi dell’Articolo 45 del Regolamento generale sulla protezione dei dati), e ulteriori dettagli sono disponibili su richiesta.

5. Base giuridica per il trattamento delle informazioni personali

Ai sensi della legge sulla protezione dei dati europea, la nostra base giuridica per il trattamento delle Sue informazioni personali nell’ambito del processo di reclutamento è la seguente: 

  • per rispettare le leggi e normative sull’immigrazione e/o l’impiego applicabili; 
  • per adottare misure prima di stipulare con Lei un contratto di impiego, nel caso in cui Lei venga preso in considerazione per un posto di lavoro; 
  • per proteggere i diritti e gli interessi del Gruppo C&W, quelli dei nostri dipendenti, candidati e di altri soggetti, come richiesto e consentito dalla legge in vigore;
  • a seguito del Suo consenso volontario;
  • per i nostri interessi legittimi (riassunti in alto nella Sezione 3) (che non prevalgono sui Suoi interessi relativi alla protezione dei dati o sui Suoi diritti e libertà fondamentali, in particolare, tenendo presenti le garanzie che noi implementiamo, come, ad esempio, quelle descritte nella Sezione 4 in alto).

Lei può decidere di non fornirci le informazioni personali. Comunque, salvo altrimenti indicato, nei casi in cui richiediamo le Sue informazioni, queste saranno necessarie per conformarci a un requisito legale oppure per esaminare la Sua idoneità al posto di lavoro offerto. 

Se desidera rivolgere domande o richiedere ulteriori informazioni riguardanti la base giuridica in relazione alla quale raccogliamo e utilizziamo le Sue informazioni personali, è pregato di contattarci utilizzando i dettagli di contatto forniti nella Sezione 9 in basso.

6. Periodi di conservazione dei dati

Le informazioni personali saranno archiviate in conformità con le leggi in vigore, e saranno conservate per il tempo necessario a raggiungere le finalità descritte nella presente Informativa sulla privacy oppure per il tempo imposto dalla legge applicabile. 

Nel caso in cui la Sua domanda di assunzione non abbia buon esito e Lei non rinuncia all’inclusione delle Sue informazioni personali nel nostro elenco dei talenti, conserveremo le informazioni sul Suo profilo per 12 mesi dalla data in cui ha inoltrato la Sua domanda (oppure dall’ultimo aggiornamento da Lei effettuato ai Suoi dettagli). Prima di eliminare le informazioni sul Suo profilo, potremmo inviarLe un promemoria per darLe la possibilità di conservare le Sue informazioni personali nel nostro elenco dei talenti oltre il periodo suindicato. In caso di risposta affermativa, conserveremo le Sue informazioni personali per un periodo aggiuntivo di 12 mesi. Se richiesto dalla legge in vigore in uno specifico Paese EMEA, otterremo il Suo consenso esplicito all’inclusione dei Suoi dettagli nell’elenco dei talenti.

In caso di esame approfondito svolto in relazione a determinate posizioni (se ciò è ammesso e in conformità con la legge in vigore), distruggeremmo le informazioni ottenute a seguito dell’esame approfondito non appena possibile oppure, in ogni caso, entro 6 mesi (e conserveremo soltanto una documentazione del risultato). 

Di norma, non conserviamo le documentazioni sul reclutamento oltre il periodo obbligatorio nel corso del quale sussiste il diritto di presentare una richiesta relativa al processo di reclutamento, a meno che sia presente una chiara motivazione aziendale che imponga l’estensione di tale periodo.

8. I Suoi diritti in materia di privacy

Se le leggi sulla protezione dei dati europee sono applicabili, Lei può esercitare i diritti a Sua disposizione in virtù di tali leggi nei seguenti modi:

  • Se desidera richiedere l’accesso, la correzione, l’aggiornamento o l’eliminazione delle Sue informazioni personali, può farlo in qualsiasi momento contattandoci utilizzando i dettagli di contatto forniti nella Sezione 9 di seguito. 
  • Può opporsi al trattamento delle Sue informazioni personali, chiederci di limitare il trattamento delle Sue informazioni personali oppure richiedere la portabilità delle Sue informazioni personali. Anche in questo caso, potrà rivolgersi a noi utilizzando i dettagli di contatto riportati di seguito nella Sezione 9. 
  • Se trattiamo le Sue informazioni personali dopo aver ottenuto il Suo consenso, Lei può comunque revocare tale consenso in qualsiasi momento. La revoca del Suo consenso non influirà sulla legalità di qualsivoglia trattamento da noi svolto prima della Sua revoca, né inciderà sul trattamento dei Suoi dati personali eseguito nel rispetto delle legittime motivazioni per il trattamento che non richiedono il Suo consenso.
  • Lei ha diritto a proporre reclamo a un’autorità garante per la protezione dei dati per quanto riguarda la nostra raccolta e utilizzo delle Sue informazioni personali. Per ottenere ulteriori informazioni, contatti la Sua autorità locale garante per la protezione dei dati. 

In conformità con le leggi sulla protezione dei dati in vigore, rispondiamo a tutte le richieste che riceviamo dagli individui che desiderano esercitare i loro diritti in materia di protezione dei dati.

9. Dettagli di contatto

Si prega di inviare tutte le domande o richieste relative alla presente Informativa sulla privacy all’indirizzo e-mail privacyemea@cushwake.com. Qualora Lei si trovi in Germania, può contattare il Responsabile della protezione dei dati (RPD) presso la sede di C&W tedesca. I dettagli di contatto per il nostro RPD con sede in Germania sono reperibili qui